Căn cứ vào kết quả xét tuyển thẳng dựa vào kết quả học tập bậc THPT năm 2016, Giám đốc Học viện Tài chính thông báo lịch tổ chức đón tiếp nhập học đối với sinh viên CQ54 (diện xét tuyển thẳng) như sau:
I - THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM
1. Thời gian: Ngày 28, 29, 30 và 31/7/2016 (Thứ 5, 6, 7 và Chủ nhật)
- Buổi sáng: Từ 8h00’-- 11h00’
- Buổi chiều: Từ 13h30’ -- 16h30’
2. Địa điểm: HT A1, A2, A3, 101, 102 và tiền sảnh HTA1, 101, 102 - Học viện Tài chính (P.Đức Thắng - Bắc Từ Liêm - Hà Nội).
II - KẾ HOẠCH TỔ CHỨC NHẬP HỌC
1. Thành phần tham gia trong buổi đón tiếp nhập học (108 người):
- Ban chỉ đạo chung và trực tiếp (10 người): Ban GĐHV (02 người), Ban QLĐT (03 người), Ban CTCT&SV (01 người), Ban TCKT (01 người), Ban QTTB (01 người); Đoàn TN (01 người); Văn phòng HV-Tổ bảo vệ (01 người)
- Tham gia đón tiếp nhập học (98 người):
+ Cán bộ đón tiếp tại các bàn (39 người): Ban QLĐT: 09 người; Ban CTCT&SV: 05 người; Ban TCKT: 09 người; Ban KT&QLCL: 02 người; Ban TTGD: 03 người; Bộ môn GDQP: 02 người; Đoàn TN: 08 người; Công an Phường: 01 người (công an hộ khẩu).
+ Cán bộ phục vụ đón tiếp (59 người): VPHV (08 người: 02-Bảo vệ duy trì trật tự các cửa đón tiếp và 04 bảo vệ khu vực xung quanh các hội trường đón tiếp; 01-chuẩn bị nước uống; 01- chuẩn bị băng rôn, khẩu hiệu); QTTB (06 người: 01-trực đóng mở cửa HT; 02- dán và kê dọn bảng biểu; 01-vệ sinh xung quanh HT đón tiếp; 01- loa đài; 01- trực điện); VPK Kế toán&Lý luận chính trị (02 người- trực duy trì trật tự cửa ra vào tại HT); CTCT&SV (03 người: trực KTX); Đoàn TN (08 người-hỗ trợ duy trì trật tự các cửa); Trạm Y tế (01 người); Công an bảo vệ khu vực bên ngoài (01 người); Hội SV: 30 SV tình nguyện;
+ Các cán bộ tham gia trực tiếp đón tiếp nhập học nghiên cứu quy trình đón tiếp; tăng cường phối hợp để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, có tác phong và thái độ đúng mực với sinh viên khi thực hiện nhiệm vụ.
2. Họp Ban đón tiếp nhập học
+ Thời gian: Từ 14h00’ ngày 26/7/2016 tại Phòng họp A-Đức Thắng.
+ Thành phần: Ban chỉ đạo đón tiếp; đại diện lãnh đạo các đơn vị: QLĐT; CTCT&SV; TCKT, QTTB, VPHV (Phụ trách Tổ bảo vệ); Trạm Y tế; Đoàn TN; BM GDQP; các cán bộ tham gia đón tiếp 1 và 2.
3. Tổ chức bàn đón tiếp nhập học
- Tổng số sinh viên: 2.556 SV
- Số lượng bàn đón tiếp nhập học: 12 bàn.
Trong đó: 08 bàn giải quyết các thủ tục liên quan đến hồ sơ, học phí; 01 bàn giải quyết thủ tục về hộ khẩu, quân dự bị; 01 bàn giải quyết việc ký hợp đồng và thu tiền KTX; 02 bàn phát phiếu đăng ký chuyên ngành, ngoại ngữ; giải đáp thắc mắc của phụ huynh, sinh viên và các vướng mắc về thủ tục, hồ sơ nhập học, cấp lại Giấy nhập học (do thất lạc, mất mát)…
- Nhiệm vụ cụ thể của cán bộ tham gia đón tiếp (Phụ lục 1 kèm theo)
4. Nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị liên quan
4.1- Ban Quản lý đào tạo
- Là đầu mối tổ chức và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhập học.
- Phối hợp với các Ban và đơn vị liên quan tổ chức đón tiếp, kiểm tra, thu nhận hồ sơ, giấy tờ liên quan đến QLĐT, các giấy tờ ưu tiên, thu nhận phiếu đăng ký chuyên ngành, ngoại ngữ….
- Giải đáp các vướng mắc về hồ sơ, thủ tục nhập học của sinh viên.
- Chuẩn bị các tài liệu, ấn phẩm, hồ sơ trúng tuyển, các bản hướng dẫn sinh viên nhập học, tổ chức tập huấn cán bộ tham gia đón tiếp nhập học.
- Cung cấp DS thu tiền học phí (theo từng bàn đón tiếp) của SV cho Ban TCKT.
- Tổng hợp số liệu SV thực tế nhập học báo cáo Ban GĐHV (sau mỗi ngày đón tiếp).
- Sau khi kết thúc buổi đón tiếp nhập học: Giải quyết các công việc liên quan để chuẩn bị cho việc học chính trị đầu khóa và lễ khai giảng khoá học.
- Cử cán bộ tham gia đón tiếp nhập học theo số lượng phân công.
4.2- Ban Công tác chính trị và sinh viên
- Cử cán bộ tham gia đón tiếp nhập học theo số lượng phân công; tiếp nhận bàn giao hồ sơ SV nhập học từ các cán bộ tham gia đón tiếp sau khi kết thúc đợt nhập học.
- Liên hệ với công an hộ khẩu Quận Bắc Từ Liêm và phối hợp với công an hộ khẩu để hướng dẫn, giải quyết các vấn đề đề liên quan đến hộ khẩu của sinh viên.
- Phối hợp với Ban QLĐT tổ chức tốt việc đón tiếp nhập học, chọn và hướng dẫn 01 sinh viên tiêu biểu phát biểu ý kiến trong buổi lễ khai giảng khoá học.
- Chuẩn bị các điều kiện về ký túc xá (KTX):
+ Tổ chức ký hợp đồng KTX cho SV, chỉ dẫn SV nhận phòng ở và bàn giao các tài sản liên quan cho SV ở KTX.
+ Vệ sinh sạch sẽ phòng ở KTX trước khi bàn giao phòng ở cho sinh viên.
- Phối hợp với Tổ bảo vệ của Văn phòng Học viện để đảm bảo an ninh KTX và an ninh trật tự bên ngoài khu vực đón tiếp.
- Lập sơ đồ chỉ dẫn địa điểm KTX và thông báo cụ thể cho SV nhập học.
4.3- Ban Tài chính kế toán
- Phối hợp với Ban QLĐT để giải quyết các vấn đề liên quan đến nhập học.
- Duyệt và thanh toán kinh phí thực tế tổ chức nhập học trên cơ sở đề xuất của các Ban, đơn vị chức năng có liên quan.
- Cử cán bộ tham gia đón tiếp nhập học theo số lượng phân công; thu các khoản tiền sinh viên nộp theo Quy định của Học viện.
4.4- Văn phòng Học viện
- Phối hợp với Đoàn TN và các đơn vị liên quan chuẩn bị tư liệu truyền thống (giới thiệu thông tin, hình ảnh,...) về Học viện để tuyên truyền tại HTA1 phục vụ đón tiếp nhập học.
- Treo khẩu hiệu trước tiền sảnh HTA1: “NHIỆT LIỆT CHÀO MỪNG TÂN SINH VIÊN KHOÁ 54 (DIỆN XÉT TUYỂN THẲNG) NHẬP TRƯỜNG”.
- Phối hợp với QTTB và các đơn vị liên quan chuẩn bị pano giới thiệu ngành/chuyên ngành đào tạo để treo ở khu vực tiền sảnh HT102.
- Treo 2 dải băng ngay tại tiền sảnh HTA1:
+ Sứ mạng “Cung cấp các sản phẩm đào tạo và nghiên cứu khoa học tài chính-kế toán chất lượng cao cho xã hội”.
+ Giá trị cốt lõi “Chất lượng-Uy tín-Hiệu quả-Chuyên nghiệp và Hiện đại”.
- Chuẩn bị 01 xe ô tô thường trực tại Đức Thắng để giải quyết các vấn đề bất thường phát sinh.
- Cử cán bộ trực in ấn tài liệu và cán bộ phục vụ nước uống cho Ban chỉ đạo, cán bộ ở các HT đón tiếp và nước uống cho sinh viên, phụ huynh tại tiền sảnh HT A1.
- Liên hệ và phối hợp với Công an Phường Đức Thắng để đảm bảo giao thông trên tuyến đường vào Học viện và giữ trật tự tại đoạn đường trước cổng vào Học viện.
- Chuẩn bị bố trí bãi gửi xe, cử cán bộ trông giữ xe (ô tô, xe máy, xe đạp), đảm bảo việc trông giữ xe của phụ huynh, sinh viên đến nhập học (chuẩn bị bảng hướng dẫn sinh viên gửi xe đúng Quy định).
- Cử cán bộ Tổ bảo vệ làm nhiệm vụ trực cửa tại các hội trường đón tiếp và duy trì trật tự ở khu vực hội trường tổ chức đón tiếp, cổng và sân Học viện theo phân công.
4.5- Ban Quản trị thiết bị
- Chuẩn bị hội trường; trực loa đài, loa pin (mua pin mới); bố trí quạt ở các HT tổ chức đón tiếp và tiền sảnh HTA1, A2, A3; cử cán bộ trực điện để đề phòng mất điện.
- Phối hợp với VPHV và các đơn vị liên quan chuẩn bị pano giới thiệu ngành/chuyên ngành đào tạo để treo ở khu vực tiền sảnh HT102.
- Chuẩn bị 06 bảng để Ban QLĐT dán các thông báo liên quan đến nhập học.
- Cử cán bộ làm nhiệm vụ mở cửa hội trường HTA1, A2, A3, 101, 102 trực dọn vệ sinh thường xuyên: các hội trường, tiền sảnh hội trường đón tiếp, sân trường quanh khu vực tổ chức đón tiếp và khu vệ sinh xung quanh hội trường đón tiếp.
- Cử 01 cán bộ làm đầu mối phối hợp với Ban QLĐT để phục vụ công việc kê dọn bàn ghế tại các HT đón tiếp, tiền sảnh HTA1,A2, A3 và xung quanh HT nhập học theo sơ đồ của Ban chỉ đạo đón tiếp.
Lưu ý: Các khâu công việc nêu trên hoàn thành trước 7h00’ ngày 28/7/2016.
4.6- Ban KT&QLCL,TTGD, Khoa LLCT.
Cử cán bộ tham gia tổ chức đón tiếp theo số lượng phân công.
4.7- BM Giáo dục quốc phòng
Cử cán bộ thu nhận giấy di chuyển quân dự bị cho Nam sinh viên tại bàn đón tiếp và cán bộ duy trì trật tự cửa ra vào tại hội trường theo phân công.
4.8- Đoàn TNCSHCM
- Phối hợp với VPHV chuẩn bị tư liệu truyền thống về Học viện để tuyên truyền tại HTA1 phục vụ đón tiếp nhập học.
- Cử cán bộ Đoàn nhận hồ sơ chuyển sinh hoạt Đoàn và phát tài liệu cho sinh viên nhập học.
- Cử và phân công sinh viên tình nguyện tham gia hướng dẫn sinh viên nhập học.
4.9- Trạm Y tế: Cử cán bộ trực tại Phòng nước giảng viên (cạnh HTA1).
Trên đây là các công việc chuẩn bị cho buổi đón tiếp nhập học của sinh viên CQ54 (diện xét tuyển thẳng). Đề nghị các đơn vị liên quan trong Học viện phối kết hợp tốt để hoàn thành các nhiệm vụ được giao ./.