Kính gửi:  Các đơn vị thuộc Bộ

          Ngày 19/7/2016, Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 1616/QĐ-BTC về Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính thay thế Quy chế công tác văn thư ban hành kèm theo Quyết định số 1313/QĐ-BTC ngày 28/5/2012. Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, đề nghị Thủ trưởng các đơn vị  tổ chức chỉ đạo, quán triệt đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nghiêm túc Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính. Văn phòng Bộ hướng dẫn một số quy định mới của Quy chế, cụ thể như sau:

1. Về soạn thảo văn bản (quy định tại Điều 11)

 Khi soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản khác, đơn vị và chuyên viên được giao soạn thảo phải ghi rõ số lượng bản phát hành vào mục cuối cùng của phần "Nơi nhận".

Ví dụ: Lưu: VT,VP (20b).

2. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành (quy định tại Điều 13)

Điều 13 của Quy chế quy định như sau:

“1. Văn bản do Lãnh đạo Bộ ký

a) Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành; đồng thời đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, xác định độ mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

b) Thư ký Lãnh đạo Bộ giúp Chánh Văn phòng Bộ kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ Tài chính và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký.

2. Văn bản do Thủ trưởng đơn vị ký

a) Lãnh đạo phòng/ban chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Thủ trưởng đơn vị ký ban hành; đồng thời đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định."

b) Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Tổng hợp (hoặc người được Thủ trưởng đơn vị giao) kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ Tài chính và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” trước khi trình Thủ trưởng đơn vị.

3. Cỡ chữ ký nháy/tắt không lớn hơn độ rộng 1 dòng văn bản và không dài quá độ dài của 10 ký tự."

Để văn bản ban hành chặt chẽ, đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày, khi văn bản trình Lãnh đạo Bộ/Lãnh đạo đơn vị phải đảm bảo đầy đủ chữ ký nháy/tắt chịu trách nhiệm về nội dung; thể thức hình thức văn bản của người có thẩm quyền. Văn phòng Bộ sẽ từ chối đóng dấu lưu hành văn bản nếu không đủ điều kiện nêu trên.

3. Về kiểm tra văn bản trước khi ban hành (quy định tại Điều 16)

Để đảm bảo các đơn vị có liên quan nhận được văn bản thông qua Chương trình Quản lý và điều hành văn bản (eDocTC và eLight), đề nghị Văn thư đơn vị/chuyên viên soạn thảo tạo dự thảo Văn bản đi trên Chương trình Quản lý văn bản và điều hành phải điền đầy đủ, chính xác thông tin tại phần Nơi nhận (ngoài ngành, trong ngành, nội bộ) quy định tại điểm a, khoản 1, Điều 16 của Quy chế.

4. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ bản gốc

Hiện nay, để phục vụ nhiệm vụ chuyên môn, rất nhiều đơn vị đề nghị Văn phòng Bộ thực hiện sao y bản chính các văn bản không do Bộ Tài chính phát hành. Để thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, đề nghị các đơn vị lưu ý thực hiện theo quy định tại khoản 2, Điều 15 của Quy chế.

          Thừa lệnh Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ thông báo để các đơn vị biết và phối hợp thực hiện./.

Tải Quy chế văn thư

Tải các mẫu công văn (Mục lục 1)

Tải Thể thức trình bày văn bản (Mục lục 2)