I. TỔ CHỨC LỄ BẾ GIẢNG KHÓA HỌC:

1. Thời gian và địa điểm: 8h30’ ngày 07/8/2015 tại HT700 - Đức Thắng-Từ Liêm-HN

2. Nội dung chương trình

 Ghi chú: Từ 10h00’-10h10’ Ban CTCT&SV thông báo kế hoạch tuyển dụng việc làm của các tập đoàn, doanh nghiệp đối với sinh viên CQ49 tại HT700 (nếu có).

3. Thành phần dự lễ bế giảng và cán bộ phục vụ

- Thành phần dự bế giảng:

Đại diện lãnh đạo: Ban Giám đốc Học viện; Thường vụ Đảng uỷ; Công đoàn, Đoàn TN, các Ban và tương đương, các Khoa QLSV chuyên ngành, khách mời (nếu có).

- Cán bộ phục vụ: Ban QLĐT (04 người), Ban KT&QLCL (02 người: BP quản lý điểm), Ban CTCT&SV (04 người), Ban QTTB (04 người), VPHV (02 người) và cán bộ VP các khoa QLSV liên quan.

- Sinh viên CQ49: Ban cán sự lớp, Ban CH chi Đoàn các lớp SV các Khoa chuyên ngành và sinh viên đạt thành tích xuất sắc trong học tập và NCKH được lên nhận bằng.

4. Nhiệm vụ của các đơn vị liên quan

4.1. Ban Quản lý đào tạo

- Là đầu mối giải quyết các công việc liên quan đến lễ bế giảng và trao bằng tốt nghiệp.

- Cử cán bộ chuẩn bị bằng tốt nghiệp để bàn giao cho các Khoa QLSV chuyên ngành tổ chức lễ trao bằng tốt nghiệp.

- Chuẩn bị số liệu phục vụ diễn văn bế giảng khóa học của BGĐ Học viện; chuẩn bị báo cáo tổng kết khóa học.

- Lập dự trù kinh phí; tổng hợp thanh quyết toán kinh phí liên quan đến lễ bế giảng.

4.2. Ban Công tác chính trị và sinh viên 

- Chuẩn bị hồ sơ, Quyết định khen thưởng, giấy khen và phần thưởng cho sinh viên (trong đó gồm có: Bảng điểm toàn khóa nhận bàn giao từ Ban KT&QLCL) để bàn giao cho các Khoa QLSV chuyên ngành tổ chức lễ trao bằng và hồ sơ tốt nghiệp cho sinh viên CQ49.

- Chọn, hướng dẫn SV tiêu biểu phát biểu ý kiến (1SV) và tặng hoa Lãnh đạo HV; chọn và liên hệ với SV được khen thưởng toàn khóa về học tập (mỗi Khoa chọn đại diện 2 SV) và chuẩn bị giấy khen, phần thưởng đối với SV có thành tích về NCKH toàn khóa (mỗi Khoa chọn đại diện 1-2 SV).

(Lưu ý: Các hình thức khen thưởng bằng giấy khen đối với sinh viên được để vào khung)

- Gửi danh sách SV có thành tích học tập lên nhận bằng tốt nghiệp (18 SV); nhận giấy khen, phần thưởng đối với SV có thành tích về NCKH (14 SV) về Ban QLĐT chậm nhất trước ngày 03/8/2015.

- Chuẩn bị trang phục cho đại diện Ban GĐHV và sinh viên lên nhận bằng TN, phân công khu vực chỗ ngồi từng Khoa QLSV, phối hợp với các Khoa QLSV liên quan duy trì trật tự trong HT 700.

- Cử người chuẩn bị mang hoa, khay đựng, giấy khen, phần thưởng trên sân khấu.

- Cử cán bộ chuẩn bị hồ sơ tốt nghiệp để bàn giao và hỗ trợ các Khoa QLSV chuyên ngành.

- Chủ trì việc thông báo kế hoạch tuyển dụng việc làm của các tập đoàn, doanh nghiệp đối với sinh viên CQ49 tại HT700 theo lịch (nếu có).

4.3. Ban Khảo thí & Quản lý chất lượng

- Chuẩn bị bảng điểm toàn khoá và Quyết định tốt nghiệp (cá nhân) chuyển cho Ban CTCT&SV để đưa vào túi hồ sơ sinh viên trước ngày 03/8/2015.

- Cử cán bộ quản lý (bộ phận quản lý điểm) tham gia dự bế giảng khóa học CQ49.

- Cung cấp số liệu và các vấn đề liên quan khác (nếu có) để Ban QLĐT chuẩn bị báo cáo tổng kết khoá học và diễn văn bế giảng khóa học.

4.4. Ban Quản trị thiết bị

-  Cử cán bộ trực mở cửa  HT700 từ 8h00’ ngày 07/8/2015; làm công tác vệ sinh trong và xung quanh khu vực HT700 trước ngày bế giảng và lễ trao bằng tốt nghiệp của các Khoa theo kế hoạch thông báo.

- Cử cán bộ trực mở cửa HT700 để tổ chức lễ bế giảng và lễ trao bằng tốt nghiệp cho sinh viên CQ49 theo Khoa QLSV; hỗ trợ các Khoa hoàn thành tốt kế hoạch bế giảng khóa học.

-  Chuẩn bị 01 bảng tại tiền sảnh HTA1 để dán các thông báo liên quan.

- Cử cán bộ phối hợp với Ban QLĐT để chuẩn bị các khâu công việc liên quan trước, trong và sau khi tổ chức lễ bế giảng (kê bàn ghế theo sơ đồ, chuẩn bị bảng thông báo,...)

- Phục vụ âm thanh, loa đài, ánh sáng, hệ thống quạt mát trong HT700 và chuẩn bị phương án đề phòng mất điện.

4.5. Ban Tài chính kế toán

  - Duyệt và thanh toán toàn bộ kinh phí liên quan đến lễ bế giảng và lễ trao bằng tốt nghiệp trên cơ sở đề nghị của Ban QLĐT và đơn vị liên quan.

  - Phối hợp với các đơn vị có liên quan đôn đốc sinh viên hoàn thành việc nộp học phí trước khi tốt nghiệp ra trường.

 - Gửi danh sách sinh viên CQ49 chưa nộp học phí về Ban QLĐT trước ngày 03/8/2015 để hoãn việc cấp bằng tốt nghiệp cho sinh viên.

4.6. Văn phòng Học viện

- Phối hợp với đơn vị liên quan để chuẩn bị tư liệu, hình ảnh, các bài hát truyền thống…. về Học viện để phục vụ trước buổi lễ bế giảng và lễ trao bằng tốt nghiệp của các Khoa QLSV chuyên ngành..

- Trang trí HT 700, chuẩn bị và phục vụ nhạc chào cờ , chụp ảnh trong  buổi lễ bế giảng.

- Cử người chụp ảnh, quản lý việc chụp ảnh trong buổi lễ bế giảng và hỗ trợ các Khoa chuyên ngành tổ chức tốt lễ trao bằng tốt nghiệp.

- Chuẩn bị một dàn chữ xốp trong HT 700:

- Treo khẩu hiệu trước tiền sảnh HT 700: “NHIỆT LIỆT CHÚC MỪNG SINH VIÊN KHOÁ 49 TỐT NGHIỆP RA TRƯỜNG”

- Chuẩn bị phục vụ nước uống cho đại biểu trên HT700, bình nước khoáng cho sinh viên ngoài tiền sảnh HT700.

- Chuẩn bị hoa trang trí, tặng đại biểu: 01 bó tặng Lãnh đạo Học viện, các lẵng nhỏ để bàn đại biểu, 01 lẵng để bục phát biểu, 01 lẵng hoa to kèm băng rôn: “Chúc mừng sinh viên CQ49 tốt nghiệp ra trường”; chuẩn bị bó hoa nhỏ để trao tặng cho sinh viên đạt thành tích xuất sắc trong học tập và NCKH.

- Chuẩn bị giấy mời gửi đại biểu: Bộ Tài chính (nếu có).

- Cử cán bộ bảo vệ tham gia duy trì trật tự vào ngày trao bằng tốt nghệp của sinh viên theo lịch thông báo.

4.7. Thư viện

 - Phối hợp với các đơn vị có liên quan để đôn đốc sinh viên hoàn trả tài liệu trước khi tốt nghiệp ra trường (gồm cả sinh viên khóa cũ tốt nghiệp cùng sinh viên chính khóa).

 - Gửi danh sách sinh viên chưa hoàn trả sách, tài liệu,... về Ban QLĐT trước ngày 31/7/2015 để hoãn việc cấp bằng tốt nghiệp và hồ sơ tốt nghiệp.

4.8. Bộ môn: Giáo dục quốc phòng, Giáo dục thể chất

- Chuẩn bị chứng chỉ GDQP, GDTC để phát cho sinh viên tốt nghiệp theo kế hoạch thông báo.

- Phối hợp với các Khoa QLSV chuyên ngành để phát chứng chỉ GDQP, GDTC cho sinh viên.

4.9. Đoàn Thanh niên của Học viện

- Chuẩn bị sổ Đoàn và cử Đoàn viên phối hợp với Ban CTCT&SV để chuẩn bị hồ sơ tốt nghiệp cho sinh viên.

- Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ phục vụ lễ bế giảng khóa học (Sáng 07/8/2015).

II. TỔ CHỨC LỄ TRAO BẰNG TỐT NGHIỆP TẠI CÁC KHOA

1. Nhiệm vụ của các Khoa QLSV chuyên ngành:

- Chủ động lập chương trình buổi lễ trao bằng tốt nghiệp của Khoa; đảm bảo buổi lễ trao bằng diễn ra nghiêm túc và trang trọng.

- Thông báo cho sinh viên thuộc Khoa quản lý (Ban cán sự lớp sinh viên, Ban chấp hành chi Đoàn các lớp sinh viên) về dự lễ bế giảng khóa học theo lịch chung của Học viện.

- Thông báo cho tất cả các sinh viên thuộc Khoa quản lý về dự lễ trao bằng tốt nghiệp theo lịch riêng của Khoa tổ chức.

- Thông báo cho sinh viên hoàn thành các nghĩa vụ sinh viên trước khi nhận bằng tốt nghiệp như: nộp học phí, hoàn trả sách cho Thư viện,…

- Chuẩn bị một dàn chữ xốp trong HT 700:

- Cử cán bộ VPK tham dự lễ bế giảng và phối hợp với Ban CTCT&SV duy trì trật tự trong HT700 (theo sự phân công của Ban CTCT&SV) vào sáng 07/8/2015.

- Văn phòng Khoa phối hợp với Bộ môn GDQP, Bộ môn GDTC để nhận chứng chỉ GDQP, GDTC trao cho sinh viên thuộc Khoa quản lý.

- Chủ động quản lý thợ chụp ảnh trong buổi lễ bế giảng khóa học do Khoa tổ chức.

2. Lịch trao bằng tốt nghiệp và trả hồ sơ tốt nghiệp:

Trên đây là các công việc chuẩn bị phục vụ cho lễ bế giảng và lễ trao bằng tốt nghiệp đối với sinh viên CQ49. Đề nghị các đơn vị liên quan trong Học viện phối kết hợp tổ chức thực hiện để buổi lễ bế giảng, lễ trao bằng tốt nghiệp tiến hành theo đúng kế hoạch và đạt kết quả tốt.

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, nếu có phát sinh vướng mắc, các đơn vị liên quan phối hợp với Ban Quản lý đào tạo và các đơn vị liên quan để giải quyết kịp thời./.